Résumé

L’étude de cas a été nommée pour le Prix pour l’innovation de la chaîne d’approvisionnementMC 2015 de la CSCMP.

La solution unique de SCI en matière de chaîne d’approvisionnement se démarque légèrement des autres modèles de logistique de tierce partie en matière de soins de santé. Cela permet à 3SO de réduire ses coûts d’exploitation et de libérer des ressources pour les hôpitaux qui en sont membres. 3SO gère l’approvisionnement de produits médicaux et chirurgicaux et SCI prend en charge la majeure partie des stocks et gère toutes les activités de prise en charge de services circulant entre l’entrepôt régional principal et les hôpitaux membres. Cela donne à 3SO une flexibilité en matière de gamme de produits à commander et une vision complète des coûts du matériel, tout en mettant à profit le regroupement de la demande provenant des hôpitaux afin d’améliorer la tarification régionale des produits des membres.

Client

Shared Support Services Southeastern Ontario (3SO) est un organisme de services partagés à but non lucratif sans capital-actions créé principalement pour fournir des services de chaîne d’approvisionnement aux hôpitaux du Sud-Est de l’Ontario qui en sont membres. Les objectifs de 3SO sont d’améliorer les niveaux de service et de maximiser l’efficacité de la chaîne d’approvisionnement, ce qui se traduit par des économies pour les hôpitaux membres.

3SO a été constitué volontairement en 2008 par six hôpitaux qui sont ses membres fondateurs : l’hôpital général de Brockville, l’hôpital général de Kingston, l’hôpital du district de Perth et de Smiths Falls, Providence Care, l’Association des soins de santé de Quinte, l’hôpital Hôtel-Dieu, ainsi que l’hôpital général du comté de Lennox et Addington (en 2010).

3SO fournit aux hôpitaux membres des services d’approvisionnement, d’entreposage et de distribution, une plateforme unique de comptes fournisseurs, ainsi que des systèmes de soutien (comme ERS et EFT).

Défi

Les hôpitaux membres cherchaient à effectuer des économies dans divers domaines des services de soutien. La chaîne d’approvisionnement était l’occasion régionale la plus prometteuse en matière d’économies les plus considérables, mais également la plus complexe et la plus exigeante. Afin de réaliser des économies, un entrepôt régional et un fournisseur de logistique tiers ont été mandatés au sein de l’analyse de rentabilisation pour la gestion des stocks.

L’impartition de l’entrepôt central et de la distribution à une tierce partie entraînerait des économies à l’échelle régionale (c’est-à-dire la réduction de l’espace d’entreposage, la réduction des stocks dans les hôpitaux, ainsi que la libération de l’espace dans les hôpitaux pour une utilisation à d’autres fins).

Parcours

3SO a collaboré avec un autre organisme fournissant des services de soutien partagés pour le choix et l’évaluation d’un prestataire de services logistiques en tierce partie. Les deux organismes ont produit une demande de proposition conjointe, qui réunissait les volumes et les exigences du service, et qui saisissait bien la synergie nécessaire dans plus d’une région. Le travail avec un deuxième organisme de services partagés afin de créer un document conjoint a démontré un haut niveau de collaboration dans le but d’approcher le marché de manière efficace et de réduire les dépenses du secteur public en ce qui concerne le processus de demande de proposition.

La demande de proposition a été annoncée publiquement en 2009. 3SO n’était pas satisfait des options de services logistiques en tierce partie au sein du marché des soins de santé. Afin de favoriser la soumission dans un environnement concurrentiel, plusieurs modèles d’impartition ont été pris en compte dans le cadre de la demande de proposition, par exemple : 1) Modèle de stocks propre au prestataire de services logistiques en tierce partie, et 2) Modèle de stocks propre à 3SO.

La collaboration avec un autre organisme de services partagés a permis de tirer des données d’un plus grand nombre d’hôpitaux et de mettre à profit le savoir-faire d’un organisme ayant de l’expérience en matière d’impartition de services logistiques. Les deux organismes ont également fait appel à un gestionnaire de projets d’impartition afin de mieux comprendre ce que les prestataires de services logistiques en tierce partie doivent savoir pour élaborer la meilleure solution.

Découverte

3SO était à la recherche d’un prestataire de services logistiques en tierce partie qui employait déjà la meilleure technologie et avait le plus d’expérience en matière de chaîne d’approvisionnement avec ses autres clients, afin que 3SO puisse mettre à profit la capacité et les infrastructures actuelles. Le processus a conduit à cinq soumissions conformes. La décision finale a été rendue en avril 2009. L’organisme de services partagés ayant collaboré avec 3SO pour la demande de proposition a choisi de ne pas changer de prestataire de services logistiques en tierce partie. 3SO a choisi SCI comme prestataire de services logistiques en tierce partie.

SCI est un chef de file canadien dans le domaine de la prestation de services logistiques en tierce partie qui offre des solutions de chaîne d’approvisionnement axées sur le client depuis 1995. L’entreprise exploite une vaste infrastructure de distribution à l’échelle nationale, de pair avec le réseau de transport et de livraison de colis le plus complet au pays, le tout assuré par plus de 1350 employés. SCI offre des solutions personnalisées relatives à la chaîne d’approvisionnement aux clients dans les secteurs de la vente au détail, du cybercommerce, de la santé, de la technologie et des finances.

Certaines des principales raisons ayant motivé la sélection de SCI étaient les suivantes : la transparence complète en matière de tarification, l’indépendance par rapport au produit et au fournisseur, l’engagement en matière d’emplacement de l’entrepôt dans la région du Sud-Est de l’Ontario, sa vaste expérience en intégration du SAP, ses services complets de soutien au transbordement, sa souplesse en matière d’intégration éventuelle de nouveaux produits, de même que l’achat et le démantèlement du carrousel de gestion du matériel de l’un des hôpitaux, ce qui a créé une source de revenus unique pour 3SO et un hôpital membre.

En 2009, Lyndon Smith, directeur général de 3SO, a affirmé : « Le fait d’avoir des installations de distribution centralisées dans notre région nous fournit la rapidité et l’agilité nécessaires pour apaiser les préoccupations de nos hôpitaux membres concernant la transition à cette nouvelle entente de services. » Il a également indiqué : « Un autre facteur important dans notre décision de faire appel à SCI est leur expérience concernant l’utilisation de la technologie et leur recours à des pratiques d’avant-garde en matière de chaîne d’approvisionnement afin de transformer les processus et d’offrir une visibilité dans la totalité de la chaîne d’approvisionnement. Le fait que nous utilisions tous les deux la même plateforme technologique nous a permis d’effectuer des économies supplémentaires pendant la mise en œuvre. »

Solution

SCI offre une solution unique qui va au-delà de la gestion de l’entrepôt entre ses quatre murs, et qui se démarque légèrement des autres modèles au sein du marché de la logistique en tierce partie dans le domaine des soins de santé. 3SO gère l’approvisionnement de produits médicaux et chirurgicaux et SCI prend en charge la majeure partie des stocks et gère toutes les activités de prise en charge de services circulant entre l’entrepôt régional principal et les hôpitaux membres. Cela donne à 3SO une flexibilité en matière de gamme de produits à commander et une vision complète des coûts du matériel, tout en mettant à profit le regroupement de la demande provenant des hôpitaux afin d’améliorer la tarification régionale des produits des membres.

Lyndon Smith met l’accent sur l’ouverture des deux parties à envisager de nouvelles solutions pour transformer la chaîne d’approvisionnement : « Puisque 3SO était un nouvel organisme de services partagés en matière de soins de santé et qu’à l’époque, SCI venait tout juste de faire son entrée sur le marché ontarien de la chaîne d’approvisionnement en soins de santé, la situation était avantageuse. Les deux organismes ne sont pas coincés dans le mode de pensée “C’est comme cela que nous l’avons toujours fait dans ce domaine”. »

SCI effectue les achats chez les fournisseurs selon l’entente avec 3SO, puis entrepose les produits dans les entrepôts de Logistique SCI et les revend aux hôpitaux membres au prix négocié avec 3SO.

SCI gère le transport entre l’entrepôt et les quais de réception des hôpitaux. Le prestataire de services logistiques en tierce partie facture des frais pour chaque article récupéré et emballé.

Mise en œuvre

La coopération étroite de 3SO avec SCI, son prestataire de services logistiques en tierce partie, est à l’origine de la réussite de la mise en œuvre du projet d’impartition de la logistique. L’organisme s’est engagé à élaborer une relation de travail efficace avec son prestataire de services de logistique et a soutenu le modèle de mise en œuvre de l’impartition grâce à sa gestion du changement chez 3SO. Pour assurer une transition sans encombre, 3SO a eu recours aux services d’un gestionnaire de projets.

3SO et SCI ont conjointement élaboré, mis en œuvre et maintenu les exigences de service conformément aux normes et aux pratiques de l’industrie, y compris : réception et entreposage, traitement des commandes, temps de traitement des retours et entreposage, exactitude du dénombrement physique et périodique. 3SO et Logistique SCI collaborent sur la gestion du rendement des fournisseurs en ce qui a trait au réapprovisionnement.

Le personnel du groupe SCI et les cadres supérieurs ont présenté une approche concrète et des pratiques de perfectionnement continu. Actuellement, des réunions conjointes entre 3SO et Logistique SCI concernant le perfectionnement continu permettent de résoudre des problèmes et de souligner les occasions d’amélioration des deux côtés (p. ex., gestion des dates de péremption, gestion du temps). SCI compte actuellement trois experts en Ceintures Vertes en matière d’amélioration continue à ses installations de Kingston. Les programmes d’amélioration continue et de gestion au plus juste entraînent une multitude d’initiatives en matière d’achat, de réception et de processus de gestion des installations, ainsi que dans divers autres domaines. L’année dernière, aux installations de Kingston, chaque employé a apporté au moins une idée d’amélioration continue afin d’aider 3SO ainsi que ses hôpitaux membres.

3SO profite également des investissements continus de SCI en matière de manutention du matériel et d’équipement de TI (mise à jour de Fastpick, terminaux RF, imprimantes mobiles, etc.).

Résultats

La solution de SCI a permis à 3SO de diminuer ses coûts d’exploitation de la chaîne d’approvisionnement régionale afin de libérer des ressources auprès des hôpitaux membres, pour une utilisation à d’autres fins.
Les fournisseurs envoient leurs produits à un seul endroit plutôt qu’à 15 endroits différents dans sept hôpitaux. En raison de la réduction des coûts d’expédition facturés par les fabricants, les prix des produits et des services de logistique pour les produits chirurgicaux tenus par SCI pour 3SO ont été réduits pour de nombreux produits.

SCI gère plus de 3000 produits qui sont livrés à environ 400 installations d’entreposage gérées par 3SO pour la région du RLISS du Sud-Est de l’Ontario. Le taux de traitement des commandes est de 99 % pour les sept hôpitaux membres, comparativement à l’objectif de 98 % dans l’industrie.

En 2009, les objectifs de rotation des stocks étaient de 12 rotations par année et la moyenne actuelle est de 17 rotations par année.

Les niveaux de service continuent d’être atteints.

« Nous sommes fiers que notre service contribue à augmenter l’efficacité des hôpitaux. Nous croyons que nous avons établi un vrai partenariat de collaboration stratégique avec 3SO, affirme John Ferguson, président-directeur général de SCI. Nous savons que les gens à 3SO diraient qu’ils n’ont jamais connu un niveau d’intégration semblable en ce qui concerne la chaîne d’approvisionnement dans le domaine de la santé. » SCI a fait preuve d’un engagement sans réserve pour répondre aux besoins de 3SO grâce à l’écoute, l’apprentissage et la prise de mesures nécessaires.

Leçons apprises

Les mesures suivantes sont essentielles au succès d’un partenariat avec un prestataire de services logistiques en tierce partie :

  • Fournir les ressources et le talent adéquats et y investir pour la mise en œuvre et l’exécution du projet
  • Au moment de l’évaluation des propositions, les clients potentiels doivent examiner la valeur globale de la solution et pas strictement la tarification
  • « Vivre » l’expérience d’un vrai partenariat d’impartition, et non une relation transactionnelle
  • Fournir et promettre des ressources de gestion des changements et des projets à toutes les étapes de la mise en œuvre